KEPUSTAKAWANAN
BERBASIS KOMPETENSI:
Bagi kita, istilah kepustakawanan kiranya sudah amat sering didengar.
Demikian pula halnya dengan istilah jabatan fungsional pustakawan. Jabatan
fungsional pustakawan telah diakui dan diberlakukan sejak tanggal 28 Februari
1988 berdasarkan Keputusan Menteri PAN Nomor 18 Tahun 1988. Berbagai upaya
pengembangan jabatan fungsional ini telah dilakukan, antara lain dengan
perbaikan atas Keputusan Menteri PAN itu pada tahun 1998, dan terakhir pada
tahun 2002 (Kep Men PAN Nomor 132/KEP/M.PAN/12/2002, tanggal 3 Desember 2002).
Sebagai jabatan fungsional yang masih relatif muda, memang banyak hal yang
masih terus harus dikembangkan. Apalagi sekarang dengan berkembangnya tuntutan
kompetensi, sehingga pengembangan kepustakawanan juga harus berbasis
kompetensi.
Pengembangan jabatan fungsional merupakan realisasi dari kebijakan
pemerintah dalam mengoptimalkan pembinaan karir Pegawai Negeri Sipil (PNS) di
luar jalur jabatan structural.[3] Jalur jabatan fungsional dikembangkan dan
diperuntukkan bagi PNS yang meniti karir pada jabatan yang sifatnya
teknis-fungsional, berdasarkan jenjang keahlian dan keterampilan tertentu yang
dituntut untuk jabatan itu. Jabatan fungsional pada umumnya bersifat dinamis,
progresif, dan menuntut profesionalisme dan kemandirian yang tinggi. Oleh
karena itu, tidak seperti jabatan structural yang bersifat tetap, untuk jabatan
fungsional berlaku system kenaikan jabatan yang sistematis, periodik dan
berkelanjutan. Seseorang yang menduduki
jabatan fungsional dengan jenjang ‘pratama’
pada suatu saat akan naik ke jenjang ‘muda’
dan berlanjut ke jenjang ‘madya.’
Sebaliknya, seseorang yang menduduki jabatan structural eselon IV tidak selalu
bisa naik ke eselon III; kalaupun bisa demikian, hal itu tidak terjadi secara
periodik dan berkelanjutan.
Sebagaimana
diatur dalam system Kepegawaian Negara, kenaikan pangkat adalah sesuatu yang
patut diterima oleh PNS yang telah melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya
dengan baik dalam kurun waktu yang ditentukan. Kenaikan pangkat adalah
penghargaan (reward) terhadap prestasi kerja yang telah dicapai, dan
merupakan pengakuan bahwa PNS yang bersangkutan telah layak untuk mencapai
tingkatan yang lebih tinggi, dengan tingkat pengabdian dan tanggungjawab yang
lebih tinggi pula. Oleh
karena itu, kenaikan pangkat memberikan efek atau dampak berupa peningkatan
kesejahteraan bagi PNS yang bersangkutan, melalui kenaikan gaji atau
pendapatan.
Secara analog, kenaikan pangkat dan jabatan bagi pustakawan PNS adalah
pengakuan bahwa pustakawan PNS tersebut telah dapat melaksanakan tugas dengan
baik, dan dapat diberi tugas dan tanggungjawab pada tingkat yang lebih tinggi.
Bersamaan dengan itu, pustakawan PNS diberikan penghargaan yang sesuai dengan
tingkatannya yang baru, yang berdampak terhadap peningkatan kesejahteraan
hidupnya. Oleh karena itu, kenaikan pangkat dan jabatan bagi pustakawan PNS
merupakan reward yang terkait
dengan kesempatan untuk meningkatkan kesejahteraan hidup. Mekanisme kenaikan
pangkat dan jabatan pustakawan diatur dengan system pencapaian angka kredit
dari setiap kegiatan kepustakawanan yang dilaksanakannya; dan Tim Penilai Angka
Kredit Jabatan Pustakawan dipandang merupakan salah satu perangkat utama yang
menunjang karir pustakawan.[4].
Dari sudut pandang pustakawan, kenaikan jabatan dan pangkat bagi pustakawan
sebagai tenaga fungsional/professional merupakan pengakuan terhadap dicapainya
tingkat profesionalisme yang dituntut, yang dapat dikatakan sebagai pemenuhan kewajiban. Perangkat untuk menunjukkan
pencapaian tingkat profesionalisme itu adalah prestasi kerja atau kinerja,
sesuai dengan golongan kepangkatan dan pendidikannya, yang diukur dengan angka
kredit. Oleh karena itu, pustakawan sendiri harus memiliki pemahaman yang benar
mengenai tata cara pengumpulan dan penghitungan angka kredit untuk dimasukkan
dalam Daftar Usul Penetapatan Angka Kredit (DUPAK). Pemahaman pustakawan dalam
pengumpulan angka kredit dan tata cara pengajuan DUPAK mempengaruhi kelancaran
proses penilaian angka kredit.[5]
Persoalannya adalah, sejauh mana Tim Penilai telah memahami masalah
profesionalisme dan kompetensi yang harus dicapai dan/atau dimiliki oleh para
pustakawan yang dinilainya? Bagaimana keseimbangan antara hak (untuk naik
pangkat/jabatan) dan kewajiban (untuk mencapai tingkatan profesionalisme dan
kompetensi tertentu) itu diukur? Apakah telah tersedia perangkat pengukuran
yang terpercaya? Apakah para pustakawan sendiri telah cukup memahami masalah
profesionalisme dan kompetensi kepustakawanan mereka, serta memahami cara-cara
mengukur tingkatan profesionalisme dan kompetensi itu?
Profesionalisme dan Kompetensi
Jabatan fungsional pada umumnya terkait dengan masalah profesionalisme.
Istilah profesionalisme biasanya dikaitkan dengan penguasaan pengetahuan,
keterampilan, dan perilaku dalam mengelola dan melaksanakan pekerjaan/tugas
dalam bidang tertentu. Profesionalisme pustakawan tercermin pada kemampuan
(pengetahuan, pengalaman, keterampilan) dalam mengelola dan mengembangkan
pelaksanaan pekerjaan di bidang kepustakawanan serta kegiatan terkait lainnya
secara mandiri.[6] Peningkatan karier
pejabat fungsional pustakawan akan sangat banyak ditentukan oleh kemampuan
individual dan kemandirian, karena secara individual pula setiap pejabat
pustakawan harus melaporkan hasil pelaksanaan pekerjaannya. Perangkat yang
digunakan untuk mengukur hasil pelaksanaan pekerjaan itu adalah ketentuan
tentang angka kredit untuk setiap jenis kegiatan, sesuai dengan jenjang
jabatannya.
Jabatan
fungsional juga terkait dengan masalah kompetensi. Istilah kompetensi pada
umumnya dikaitkan dengan kemampuan dan kewenangan dalam melaksanakan
pekerjaan atau tugas sesuai bidang keahliannya. Oleh karena itu, kompetensi
pustakawan terkait dengan kemampuan dan kewenangannya dalam melaksanakan
kegiatan kepustakawanan berdasarkan pengetahuan, pengalaman, keterampilan, dan
perilaku yang dipersyaratkan. Kompetensi biasanya didefinisikan sebagai pengetahuan dan keterampilan yang dituntut
untuk melaksanakan dan/atau untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan, yang
merupakan dasar bagi penciptaan nilai dalam suatu organisasi. [7] Menurut definisi ini, faktor-faktor
kompetensi yang sangat penting bagi perseorangan maupun organisasi untuk
mencapai keberhasilan, meliputi: pengetahuan teknis (terutama untuk kompetensi
dalam bidang teknologi informasi), pengkoordinasian pekerjaan, penyelesaian dan
pencegahan masalah, komunikasi dan layanan (untuk mencapai kepuasan pengguna),
dan akuntabilitas (pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban atasnya).
Beberapa definisi tentang kompetensi yang ditrumuskan sejumlah ahli
menambahkan unsur motivasi, sikap dan nilai kepribadian, serta kepercayaan
diri; selain itu, juga dikatakan bahwa kompetensi itu bisa diukur, dan
dapat dikembangkan, misalnya melalui pendidikan dan pelatihan (Mirabile, 1997[8]; Boyatzis, 1982[9]; Parry (1998) dan Spencer and Spencer
(1993).[10] Dari beberapa definisi tersebut dapat
dirumuskan bahwa orang yang berkompeten adalah orang yang penuh percaya diri
karena menguasai pengetahuan dalam bidangnya, memiliki kemampuan dan
keterampilan serta motivasi tinggi dalam megerjakan hal-hal yang terkait dengan
bidang itu sesuai dengan tata nilai atau ketentuan yang dipersyaratkan.
Definisi tersebut berlaku juga bagi profesi pustakawan. Pustakawan
professional dituntut untuk menguasai bidang ilmu perpustakaan dan
kepustakawanan, memiliki keterampilan dalam melaksanakan tugas/pekerjaan
kepustakawanan, melaksanakan tugas/pekerjaannya dengan motivasi yang tinggi
yang dilandasi oleh sikap dan kepribadian yang menarik, demi mencapai kepuasan
pengguna. Dengan demikian, menurut hemat saya, kompetensi dan profesionalisme kepustakawanan itu bagaikan dua sisi
dari satu mata uang yang sama. Persoalannya adalah, bagaimana kompetensi
pustakawan itu akan diukur, dan criteria mana yang harus digunakan.
Penilaian Pencapaian Kinerja
Dalam hampir semua organisasi telah sejak lama dilakukan penilaian kinerja
para personalianya, termasuk dan terutama untuk para staf profesionalnya. Hal
ini terutama terjadi pada institusi swasta, atau organisasi yang sumber
finansialnya tergantung pada prestasi kerja karyawan atau pegawainya. Jika
prestasi atau kinerja karyawan tidak optimal, tidak menunjukkan profesionalisme
yang tinggi, maka tingkat produktivitas dan penghasilan institusi tidak akan
maksimal. Bahkan mungkin akan kehilangan para pelanggan atau pengguna
produknya.
Pencapaian tingkat profesionalisme pada tataran individu diukur melalui
hasil kegiatan atau kinerja yang nyata; oleh karena itu factor akuntabilitas
kinerja (kinerja yang dapat dipertanggungjawabkan) pustakawan, harus
diperhatikan. Penilaian terhadap pencapaian kinerja pustakawan sesungguhnya
bukan hanya diukur dari sekedar tercapainya suatu angka kredit, tetapi juga
dari proses bagaimana angka kredit itu dicapai: apakah secara wajar, efisien,
dan produktif, atau sebaliknya: boros waktu. Seseorang yang menjadi juara
pertama dari suatu lomba yang pesertanya ratusan, tentu akan lebih diakui
sebagai juara sejati daripada juara pertama dari dua-tiga peserta saja.
Demikian pula, pustakawan yang mendapat angka kredit secara efisien, sesuai
dengan ketentuan yang dipersyaratkan, dalam waktu yang relative pendek dapat
dipandang lebih berkompeten dari pada pustakawan yang lain yang dalam memperoleh
angka kredit yang sama memerlukan lebih banyak waktu serta menggunakan
cara-cara yang kompromistis terhadap ketentuan yang berlaku.
Untuk dapat mengukur kinerja secara objektif dan proporsional, diperlukan
pula pertimbangan atas beberapa factor atau indicator yang berpengaruh terhadap
pencapaian kinerja tersebut. Dalam system pengukuran Akuntabilitas Kinerja
Instansi Pemerintah (AKIP) dikenal adanya kelompok-kelompok indicator input, indicator proses, indicator
output, indicator outcomes, dan indicator
benefit. Dalam masing-masing indicator dapat terdiri dari sejumlah
sub-indikator. Indikator dan sub-indikator ini harus diidentifikasi dan
ditentukan pada awal perencanaan kinerja sebagai suatu sasaran yang diharapkan
atau yang hendak dicapai. Oleh karena itu, salah satu langkah awal yang sangat
penting agar AKIP dapat diukur, adalah disusunnya Rencana Kinerja pada awal tahun kegiatan, sehingga biasa disebut
sebagai Rencana Kinerja Tahunan. Rencana kinerja tahunan ini di satu pihak
merupakan tekad dan komitmen untuk berprestasi, di lain pihak merupakan tolok
ukur untuk keberhasilan dalam melaksanakan pekerjaan selama satu tahun layanan.
Karena akuntabilitas kinerja individual pustakawan akan menjadi dasar bagi
pelaporan akuntabilitas kinerja instansi perpustakaan, maka setiap pustakawan –
atau setidak-tidaknya Putakawan Pelaksana Lanjutan dan Pustakawan Muda –
semestinya mampu membuat rencana kinerja tahunan pada awal tahun, kemudian
membuat laporan akuntabilitas kinerja pada akhir tahun layanan
Sesuai dengan bahasan atas kompetensi dan profesionalisme di atas, maka
pada hemat saya kualitas kinerja menunjukkan penguasaan kompetensi. Jika
sasaran penilaian angka kredit adalah untuk menyatakan pencapaian tataran
tertentu dalam profesionalisme dan kompetensi pustakawan, maka sesungguhnya
harus dapat dilakukan pengukuran terhadap kinerja pustakawan itu secara
menyeluruh. Hal itu karena angka kredit
hanya mengukur hasil fisik secara kuantitatif, belum menunjukkan kualitas
pelaksanaan tugas atau kualitas kinerja. Dengan kata
lain, laporan prestasi kerja pustakawan semestinya juga merupakan laporan
akuntabilitas kinerja individual pustakawan (“LAKIP”) yang bersangkutan.
Persoalannya adalah, apakah setiap pustakawan yang mengajukan DUPAK perlu
juga melampirkan “LAKIP”-nya? Atau, apakah format DUPAK diubah dan disesuaikan
dengan format LAKIP?
Penilaian Kinerja
Penilaian kinerja serupa dewasa ini juga sudah dilakukan di lingkungan
perpustakaan. Penelusuran di internet dengan kata kunci “librarian performance”
yang saya lakukan pada tanggal 30 September 2004 pukul 11.30 WIT, menghasilkan
304 cantuman situs yang menyajikan topic tertelusur. Dua contoh situs berikut
ini mungkin dapat memberikan gambaran bagaimana mekanisme pelaksanaan penilaian
kinerja pustakawan.
University of Michigan
University Library
menerapkan ketentuan bahwa pada tiap awal tahun, setiap pustakawan bersama
dengan supervisor pendampingnya, merumuskan dan menetapkan secara tertulis
tujuan dan sasaran yang diharapkan dapat dicapai hingga akhir tahun. Dalam
menetapkan tujuan dan sasaran ini, para pustakawan harus lebih berorientasi
kepada outcomes (dampak, manfaat)
dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Salah
satu contoh sasaran yang dicantumkan dalam guideline-nya adalah: “90% dari pertanyaan referensi yang diterima
dapat dijawab dalam tempo 48 jam.” Capaian kegiatan pada akhir masa yang
ditetapkan kemudian dievaluasi bersama oleh supervisor dan pustakawan yang
bersangkutan, dengan berpandu pada dokumen tujuan dan sasaran tertulis
tersebut. Hasil evaluasi dirumuskan dalam pernyataan
singkat, yang dapat berupa pernyataan-pernyataan: tidak memuaskan (unsatisfactory), perlu peningkatan (improvement needed in performance),
memenuhi sebagian besar tujuan/sasaran (meets
most performance axpectations), memenuhi semua tujuan/sasaran (meets all performance expectations),
melampaui tujuan/sasaran (exceeds
performance expectations), atau kinerja yang sangat memuaskan (exceptionally high performance). Hasil penilaian kinerja ini akan digunakan
sebagai dasar untuk kenaikan gaji mereka.[11]
Florida
International University juga menerapkan ketentuan
serupa. Pada awal masa penilaian (paling lambat tanggal 15 Juli), setiap
pustakawan harus menyerahkan dua dokumen masing-masing berjudul The Librarian Annual Assignment dan The Librarian Work Plan. Berdasarkan
tugas yang ditetapkan untuk mereka, pustakawan membuat rencana kerja, yang
mencakup tujuan/sasaran dan kegiatan. Untuk menyusun rencana kerja ini telah
disediakan contoh rencana kerja untuk berbagai posisi kepustakawanan. Sebagai
contoh, untuk posisi Information Services Librarian, terdapat tujuan nomor 11
yang berbunyi: “Berpartisipasi dalam
kegiatan pendidikan lanjutan.”
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan meliputi: menghadiri lokakarya-lokakarya,
menguasai cara penggunaan pangkalan data dari vendor tertentu dan membuat
lokakarya/pelatihan tentang program pangkalan data tersebut, mempelajari cara
penggunaan perangkat lunak tertentu, dan menghadiri Pertemuan Tahunan ALA.
Dari dua contoh itu kiranya dapat dikatakan bahwa penilaian kinerja
pustakawan bukan sesuatu yang asing. Tentu saja, latar belakang social budaya
Negara maju sangat berpengaruh pada penerapan ketentuan-ketentuan tersebut,
yang sudah berbasis kepada layanan prima demi menjamin terpenuhinya kebutuhan
pengguna. Hal itu karena pendapatan atau gaji mereka hampir seluruhnya berasal
dari uang rakyat yang dipungut melalui pajak, sehingga layanan mereka harus
memenuhi dan memuaskan kebutuhan rakyat. Apabila layanan seorang pustakawan kepada
masyarakat dinilai tidak bagus, maka rakyat dapat mengusulkan pemecatan
terhadap pustakawan tersebut. Berdasarkan protes dan keberatan masyarakat yang
menilai kinerja dan layanan perpustakaan tidak baik, pemerintah dapat
mengehntikan subsidi anggaran kepada perpustakaan.
Model
Rencana Kinerja Kepustakawanan
Sebagaimana dikemukakan sebelumnya, adanya Rencana Kinerja merupakan salah
satu prasyarat agar pengukuran akuntabilitas kinerja dapat dilakukan. Dalam
bidang kepustakawanan memang belum terdapat rencana kinerja yang tersusun
secara standar. Namun mungkin rencana kinerja standar itu juga tidak terlalu
diperlukan, karena indikator-indikator kinerja bisa saja berbeda dari satu
lingkungan kerja ke lingkungan kerja lainnya. Namun, jika dikaitkan dengan
ketentuan tentang angka kredit jabatan pustakawan, maka tugas membuat rencana
kinerja ini tampaknya dapat dikaitkan dengan tugas menganalisis dan menyusun
rencana operasional yang harus dilakukan oleh pustakawan pelaksana lanjutan dan
pustakawan muda.
Berikut ini dicoba membuat model atau pola yang mungkin dapat dipergunakan
untuk membuat Rencana Kinerja bagi setiap kegiatan kepustakawanan. Sekali lagi, komponen-komponen indicator bias
berlainan dari satu perpustakaan ke perpustakaan lainnya.
|
Kegiatan
|
Indikator
|
|||
|
Jenis
|
Komponen
|
Satuan
|
Rencana
|
|
|
Mengklasifikasi
|
Input (Masukan)
|
a.
Jumlah bahan pustaka untuk
diklasifikasi
|
judul
|
N
|
|
Proses
|
a.
Lama kerja
b.
Perangkat lunak (Daftar/Tabel
Klasifikasi)
c.
Perangkat Bantu (kamus,
daftar istilah, dsb.)
|
Hari
Set
Judul
|
N
N
N
|
|
|
Output (Hasil)
|
a.
Jumlah bahan pustaka selesai
diklasifikasi
|
Judul
|
N
|
|
|
Outcomes (Dampak)
|
a.
Tingkat penambahan koleksi
bahan pustaka siap pakai
b.
Jumlah hasil klasifikasi yang
benar/ akurat/lengkap (tidak dikembalikan oleh pemeriksa)
|
%
judul
|
N
N
|
|
|
Melakukan bimbingan pemakaian sumber rujukan
|
Input (Masukan)
|
a.
Jumlah sumber rujukan yang ada
b.
Jumlah pengguna potensial
|
Judul
orang
|
N
N
|
|
Proses
|
a.
Lama kerja
b.
Perangkat Bantu (kamus,
daftar istilah, dsb.)
|
Hari
Judul
|
N
N
|
|
|
Output (Hasil)
|
a.
Jumlah bimbingan yang dilakukan
b.
Jumlah sumber rujukan yang
digunakan
|
Kali
Judul
|
N
N
|
|
|
Outcomes (Dampak)
|
a.
Peningkatan keterpakaian sumber rujukan
b.
Rerata jumlah pengguna yang
menggunakan sumber rujukan / hari
|
%
orang
|
N
N
|
|
Pada kolom
Kegiatan Kepustakawanan diisikan jenis-jenis kegiatan sesuai dengan jenjang
jabatan pustakawan yang didudukinya, sebagaimana diatur dalam Kep Men PAN
tentang butir-butir kegiatan pustakawan. Sedang pada kolom Rencana diisikan
suatu jumlah/angka (N) yang diharapkan dapat tersedia (sebagai indikator
masukan dan proses) dan atau yang ditargetkan untuk dapat
dicapai/dihasilkan (outputs / outcomes). Angka-angka ini nantinya akan digunakan sebagai
tolok ukur untuk mengevaluasi capaian kinerja pada akhir tahun.
Dalam membuat Rencana Kinerja Tahunan untuk setiap kegiatan kepustakawanan
ini, kiranya dapat diperhatikan indicator kinerja instansi perpustakaan yang
telah diinventarisir oleh Tim dari Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi
Indonesia.[13] Namun perlu diperhatikan bahwa indicator
yang diinventarisasikan hanya indicator masukan dan keluaran dari kinerja
instansi perpustakaan, bukan kinerja masing-masing individu pustakawan.
Akuntabilitas Kinerja Pribadi dan Akuntabilitas
Kinerja Instansi
Dengan LAKIP memang hanya akan diukur dan
dilaporkan akuntabilitas kinerja instansi sebagai suatu kesatuan atau system.
Kendati di sebuah instansi terdapat seribu pegawai, namun LAKIP tetap dibuat
hanya satu, yakni LAKIP-nya instansi yang bersangkutan. Atau, kalau mekanisme
penyusunan LAKIP itu dimulai dengan penyusunan LAKIP dari masing-masing unit
kerja untuk kemudian disatukan pada tingkat instansi, tetap saja individu
pegawai-pegawai tidak terlibat langsung dalam penyusunannya. Tidak ada LAKIP
dari pegawai A, pegawai B, dan seterusnya; yang ada paling-paling adalah LAKIP
Seksi A, LAKIP Seksi B, LAKIP SubBag C, dan seterusnya.
Jika dilihat secara cermat, sesungguhnya prestasi
kerja dari suatu satuan atau unit kerja merupakan kumulasi dari prestasi kerja
setiap individu atau pribadi yang ada dalam unit kerja tersebut. Oleh karena
itu, menurut hemat saya, akuntabilitas kinerja instansi pada dasarnya bersumber
dari akuntabilitas kinerja pribadi dari setiap pegawai yang ada di instansi
tersebut. Dengan kata lain Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP)
pada dasarnya berpangkal pada Akuntabilitas Kinerja Individu Pegawai (“AKIP”)
yang ada pada instansi tersebut. Jika setiap individu pegawai dapat mencapai
kinerja yang optimal, maka instansi pemerintah itu akan mencapai kinerja yang
optimal pula.
Hal yang saya sebutkan di atas itu kiranya sangat
relevan dengan tuntutan kinerja individual setiap pejabat fungsional, termasuk
pustakawan. Oleh karena itu, tanpa bermaksud meniadakan kinerja pegawai
perpustakaan yang non-pustakawan, saya cenderung mengatakan bahwa Akuntabilitas
Kinerja Instansi Perpustakaan bersumber pada Akuntabilitas Kinerja Individu
Pustakawan. Pustakawan yang dituntut untuk berprestasi secara individual
melalui pelaksanaan kegiatan kepustakawanan yang dinilai dengan satuan angka
kredit, dapat berperan secara sangat signifikan untuk menghasilkan tingkatan
kinerja instansi yang tinggi.
Pengukuran Kuantitatif Plus
Ciri khas model pengukuran kinerja dalam LAKIP
ini adalah digunakannya sejumlah indicator untuk setiap pelaksanaan kegiatan. Indikator itu terdiri dari indicator input, indicator process, indicator
output, dan indicator outcome(s). Setiap kegiatan
yang hendak dilaksanakan dalam tahun bakti/layanan didaftarkan dalam suatu
Rencana Kinerja Tahunan, berikut indicator-indikator kinerjanya. Indikator
kinerja yang ditetapkan ini dinyatakan dalam satuan ukuran tertentu. Nilai
satuan yang ditetapkan dalam Rencana Kinerja Tahunan itu merupakan nilai yang
diharapkan akan dapat direalisasi atau dicapai pada akhir tahun bakti/layanan.
Apakah nilai yang ditetapkan pada awal tahun itu dapat benar-benar dicapai pada
akhir tahun, hal itu akan dianalisi dalam Laporan Akuntabilitas Kinerja atau
LAKIP sebagaimana disebut di atas. Dengan demikian, penilaian terhadap
pelaksanaan suatu kegiatan bukan hanya dilihat dari kenyataan bahwa kegiatan
itu telah selesai dilaksanakan, melainkan juga akan dilihat dari segi output (hasilnya) dan outcomes (dampaknya).
Dengan demikian, pada dasarnya model pengukuran
akuntabilitas kinerja dalam LAKIP tersebut juga masih bersifat kuantitatif.
Namun dengan dilakukannya analisis terhadap dampak (outcomes) – apabila indicator dampak itu ditetapkan secara akurat –
maka segi-segi kualitatif (maksimal dan/atau optimal) dari pelaksanaan kegiatan
tersebut dapat diukur pula. Sebagai contoh: manakala dalam indicator input
ditargetkan dana sebesar 100 juta, dalam indicator proses ditargetkan waktu
pelaksanaan selama 3 bulan, dan dalam indicator output ditargetkan hasil
sebesar 100 unit; sedangkan dalam pelaksanaannya ternyata dana yang digunakan
tidak sampai 100 juta, waktu yang diperlukan tidak sampai 3 bulan, tetapi hasil
yang diperoleh tetap 100 unit, maka dapat dikatakan bahwa pelaksanaan kegiatan
tersebut cukup berhasil, efisien dan efektif. Ada nilai kualitatif berupa
penghematan dana dan waktu pelaksanaan. Oleh karena itu, pengukuran kinerja
model AKIP ini dapat dikatakan sebagai pengukuran kuantitatif plus.
Ilustrasi berikut ini mungkin dapat lebih menjelaskan segi-segi kualitatif
dari pengukuran suatu kegiatan kepustakawanan dengan model AKIP. Pada awal
tahun seorang pejabat fungsional pustakawan merencanakan hendak membuat satu
buku/karya tulis, dengan menetapkan target indicator input, proses, dan
outcomes tertentu. Pada akhir tahun dia melakukan analisi pencapaian indicator
kinerja tersebut, sehingga dapat diambil kesimpulan tingkat keberhasilan
kegiatan itu. Tabel berikut ini menggambarkan perbandingan target indicator dan
pencapaian indicator serta hasil analisisnya.
|
Indikator
|
Target
|
Capaian/
Realisasi
|
Analisis
|
|
Input:
- jumlah
bacaan sumber hendak digunakan
|
50 judul
|
75 judul
|
Bacaan sumber lebih lengkap; kualitas diktat lebih baik
|
|
Proses:
- lama penulisan
|
10 bulan
|
9 bulan
|
Efisiensi
waktu
|
|
Outcomes:
- masa jual habis diktat
|
2 bulan
|
4 bulan
|
Tidak cepat
laku dijual
|
Analisis yang dilakukan didasarkan atas
prinsip bahwa karya tulis yang baik tentu karya tulis yang menggunakan banyak
sumber acuan; sehingga melalui pengukuran capaian indicator masukan, dapat
disimpulkan tingkat kualitas karya tersebut. Sementara itu karya tulis yang baik
tentu tidak mungkin dibuat dalam satu-dua jam, atau satu-dua hari; sehingga
melalui pengukuran indicator proses (lama waktu penulisan), akan dapat
diketahui tingkat kualitas tulisan itu.
Jika kita
bersedia belajar dari praktek penilaian kerja di dua perpustakaan universitas
luar negeri yang saya kutip di atas, maka pelaku analisis tentunya memberikan
penilaian yang objektif dengan tolok ukur data yang ada. Pelaku analisis ini
mungkin adalah atasan langsung dari pustakawan yang dinilai, sebelum akhirnya
diverifikasi atau dinilai ulang oleh Tim Penilai Angka Kredit.
Koordinasi dan Pembinaan
Kiranya telah
dapat ditarik suatu kesimpulan, bahwa peningkatan profesionalisme dan
kompetensi pustakawan perlu diusahakan terus menerus, baik oleh para pustakawan
sendiri, Tim Penilai Angka Kredit Pustakawan, maupun oleh Instansi Pembina. Setiap pejabat fungsional pustakawan dan
pejabat penilai angka kredit jabatan fungsional pustakawan harus memiliki
pemahaman dan penghayatan (dalam pelaksanaan tugas sehari-hari) akan makna
profesionalisme dan kompetensi dalam bidang masing-masing. Forum Seminar
seperti sekarang ini kiranya dimaksudkan untuk mencapai kesepahaman dan
kesepakatan seperti itu, termasuk kesepahaman dan kesepakatan dalam
menyelesaikan permasalahan yang ada.
Dalam kesempatan Rapat Koordinasi Tim Penilai di Jakarta awal bulan lalu
saya usulkan agar di setiap daerah dapat diselenggarakan Rapat Koordinasi
Terpadu untuk pustakawan dan tim penilai, sehingga melalui forum Rapat
Koordinasi tersebut dapat dibahas bersama masalah-masalah yang ada.
Salah satu masalah yang mungkin perlu dibicarakan dan disepakati dalam
Rapat Koordinasi seperti itu, yang kemudian dibawa ke nRapat Koordinasi tingkat
nasional, adalah sifat angka kredit untuk kegiatan-kegiatan yang terkait dengan
kualitas, seperti pembuatan karya tulis/karya ilmiah dalam kategori
pengembangan profesi. Dalam Keputusan Men PAN, disebutkan bahwa angka kredit
yang ditetapkan untuk kegiatan membuat karya tulis itu berlaku sama untuk semua
jenjang pustakawan. Artinya, apakah dia pustakawan dengan kualifikasi
pendidikan S-1 atau S-3, jika menulis makalah bidang pusdokinfo yang diakui
oleh instansi yang berwenang akan sama-sama mendapat angka kredit 6. Tidak ada
ketentuan bahwa Tim Penilai diperbolehkan hanya memberi nilai 5,50 – misalnya –
manakala menurut Tim Penilai kualitas karya tulis itu belum cukup memadai.
Persoalan yang sama sebenarnya dapat dilontarkan kepada “instansi yang
berwenang” yang akan memberi pengakuan itu, yakni: apakah ada ketentuan bagi instansi
itu untuk menetapkan tingkatan-tingkatan pengakuan berdasarkan kualitas makalah
yang akan diakuinya?
Memang, persoalan-persoalan yang terkait dengan kualitas cenderung bersifat
relative. Kalaupun ada ketentuan yang memberikan kewenangan kepada Tim Penilai
atau intansi yang memberi pengakuan untuk menetapkan tingkatan-tingkatan
penilaian berdasarkan kualitas, maka persoalan berikut adalah criteria atau
standar mana yang harus digunakan. Tentulah bahwa persoalan ini tidak mungkin
dapat dipecahkan secara cepat-cepat dan disepakati dalam forum Rakor seperti
ini. Saya mengangkat persoalan ini justru untuk mengarahkan kembali kepada
komitmen untuk meningkatkan profesionalisme dan kompetensi pustakawan, bukan
hanya secara kuantitatif, melainkan juga secara kualitatif. Mungkin system
sertifikasi bagi pustakawan yang diberikan oleh asosiasi profesi, seperti yang
terjadi di Inggris, misalnya, dapat menjadi salah satu alternative bagi
pemecahan masalah tersebut. Hal itu didasarkan asumsi bahwa pustakawan yang mendapat
sertifikasi dari asosiasi profesi berarti telah diakui oleh masyarakat pengguna
yang dilayaninya.
Permasalahan lain yang dihadapi baik oleh Tim Penilai maupun Pustakawan,
yang disimpulkan dalam Laporan Evaluasi Penilaian Angka Kredit Pustakawan tahun
2001, adalah perbedaan persepsi mengenai data fisik.[14] Dari pihak Tim Penilai diperoleh
kesimpulan bahwa bukti pelaksanaan tugas yang dilampirkan dalam DUPAK masih
belum lengkap. Pustakawan yang DUPAK-nya pernah ditolak juga mengakui bahwa
salah satu penyebab penolakan itu karena kurangnya bukti pendukung. Perbedaan
persepsi ini dipandang sebagai sesuatu yang berpotensi untuk menghambat
pelaksanaan penilaian. Selain itu, terdapat pula ungkapan-ungkapan yang
cenderung saling mempersalahkan atau mengritik, misalnya: kompetensi dan
objektivitas Tim Penilai masih diragukan oleh Pustakawan, sementara di pihak
lain kemampuan dan pemahaman Pustakawan dalam menyusun DUPAK masih diragukan
oleh Tim Penilai.[15] Dalam Media
Pustakawan edisi Juni 2004, terdapat Surat Pembaca yang mencuatkan masalah
seputar Tim Penilai itu.[16]
Untuk semakin meminimalkan perbedaan persepsi dan kecenderungan saling
lempar kesalahan itu, kiranya salah satu kesimpulan dari Laporan Evaluasi itu
perlu direalisasikan secara berkelanjutan. Kesimpulan termaksud adalah: agar
baik kepada Tim Penilai maupun kepada Pustakawan perlu diberikan
pelatihan-pelatihan yang terkait dengan pengajuan dan penilaian angka kredit.
Pelatihan itu perlu dilaksanakan secara terkoordinasi, sebagai salah satu wujud
pembinaan demi mencapai pemahaman bersama. Mungkin urgensi dilakukannya
pelatihan ini akan ditekan/berkurang jika Petunjuk Teknis mengenai pelaksanaan
penyusunan DUPAK dan penilaiannya telah dibuat secara lengkap. Namun selengkap
apapun sebuah Petunjuk Teknis, masih selalu ada celah-celah yang menimbulkan
ketidakjelasan – apalagi jika ada masalah-masalah konkrit yang secara jeli
ditemukan/dipertanyakan oleh pejabat bagian kepegawaian – sehingga tatap muka
dengan pihak Pembina diperlukan untuk menghilangkan ketidakjelasan itu.
Pembinaan terkoordinasi itu juga perlu dilakukan, agar kedua belah pihak
memahami benar masalah tanggungjawab moral dan tanggungjawab professional
sebagaimana dijelaskan di atas. Dengan demikian, tidak lagi terdengar adanya
saling kritik dan saling melempar kesalahan di antara kedua belah pihak,
sebagaimana masih terlihat dalam dokumen Laporan Evaluasi termaksud. Tim Penilai dan Pustakawan pada hemat saya
adalah dua pilar penting dalam pengembangan kepustakawanan – tentunya
selain Instansi Pembina dan Unit Pengelola Kepegawaian[17] – sehingga diantara keduanya diperlukan
kerja sama yang erat dan konstruktif, bukan saling kritik yang emosional.
Selain itu, melalui pembinaan terkoordinasi tersebut mungkin dapat dikembangkan
suatu mekanisme atau pola pengukuran kompetensi berdasarkan pendekatan
pencapaian kinerja. Hal ini memang sesuatu yang berada di luar ketentuan
penilaian angka kredit, namun menurut hemat saya hal itu akan sangat bermanfaat
dan mendukung peningkatan profesionalisme dan kompetensi pustakawan.
Dalam rangka peningkatan profesionalisme kedua pihak – Tim Penilai dan
Pustakawan – maka saran dari Pustakawan agar Tim Penilai sebaiknya memiliki
sifat objektiv, disiplin, jujur, teliti, bekerja cepat dan kompeten[18] perlu diperhatikan dan dihayati oleh
seluruh anggota Tim Penilai. Sebaliknya, saran dari Tim Penilai agar Pustakawan
tidak memandang kenaikan jabatan sebagai sesuatu yang regular (harus naik
jabatan setiap dua tahun sekali), perlu juga diperhatikan oleh para Pustakawan.
Orientasi pelaksanaan tugas masing-masing pihak hendaknya tetap peningkatan
profesionalisme. Tim Penilai dalam melakukan penilaian juga berorientasi kepada
pengukuran kinerja dan profesionalisme pustakawan secara obyektif; sedangkan
pustakawan dalam melaksanakan pekerjaan/tugas kepustakawanannya juga bukan
hanya demi memperoleh angka kredit sebanyak-banyaknya, melainkan demi
peningkatan kualitas layanan kepada pengguna. Hal ini akan berpengaruh secara
signifikan dalam mengembangkan sikap dan tanggungjawab professional baik di
pihak Tim Penilai maupun di pihak Pustakawan.
Wasana Kata
Permasalahan dan pokok pikiran yang terkandung dalam tulisan ini mungkin
bukan sesuatu yang baru. Mungkin juga bukan dipandang sebagai masalah yang
mendesak yang perlu dibahas dalam Rakor. Pembahasan di atas mungkin juga
dipandang sebagai kontradiktif terhadap penekanan orientasi profesionalisme,
karena ada pemikiran mengenai perlunya perlakukan khusus bagi pustakawan di
daerah. Namun hal-hal yang disampaikan di atas diharapkan dapat menjadi bahan
pemikiran bersama demi pengembangan karir pustakawan ke depan.
Sebagai penutup, sejalan dengan alur pikir yang dipaparkan di atas – bahwa
pembinaan baik terhadap Tim Penilai maupun Pustakawan perlu dilakukan secara
terkoordinasi, dan bahwa Tim Penilai dan Pustakawan adalah dua pilar penting
dalam pengembangan karir dan profesionalisme pustakawan – maka pada hemat saya
di Provinsi Papua ini, sebaiknya dapat diselenggarakan Rakor Terpadu
Pengembangan Profesionalisme dan Kompetensi Pustakawan dan Tim Penilai Jabatan
Fungsional Pustakawan, dibawah koordinasi Instansi Pembina, Badan Perpustakaan
Daerah Provinsi Papua. Hal ini penting, karena dalam Rakor bersama itu seluruh
permasalahan dan alternative penyelesaiannya dapat dibahas dan dirumuskan
bersama, sehingga dapat dicapai kesamaan persepsi dalam menyikapi permasalahan
tersebut.
Selain itu, pembinaan baik terhadap Tim Penilai maupun terhadap Pustakawan,
atau secara umum pembinaan kepustakawanan, juga perlu dilakukan secara lebih
baik untuk menunjang upaya kita bersama dalam mengajukan Rancangan
Undang-Undang Sistem Nasional Perpustakaan (SNP). Hal itu karena inti dari
penyelenggaraan system perpustakaan secara nasional yang berkualitas akan
tergantung pada kinerja para pustakawan yang berkompetensi dan profesional.
Demikian paparan saya, semoga dapat bermanfaat bagi kita sekalian.
Jayapura, 29
November 2004
Penyusun
A.C.
Sungkana Hadi
Pustakawan Madya Universitas Cenderawasih
Catatan sumber:
[1]Disampaikan dalam Seminar Sehari Pengembangan
Jabatan Fungsional Pustakawan di Papua, Badan Perpustakaan Daerah Provinsi
Papua, Jayapura, 29 November 2004. Ide pokok dalam makalah ini pernah
disampaikan sebagai makalah sumbangan pada Rapat Koordinasi Pengembangan
Jabatan Pustakawan Kerja Sama dengan Pemerintah Provinsi, Jakarta, 4-6 Oktober
2004 dan disajikan dalam Rapat Koordinasi Tim Penilai Angka Kredit Jabatan
Pustakawan, Perpustakaan Nasional RI, Jakarta, 6-8 Oktober 2004
[2] Pustakawan Madya/Anggota Tim Penilai Perguruan Tinggi Universitas
Cenderawasih, Jayapura.
[3] Keputusan Presiden Nomor 87 Tahun 1999, tentang Rumpun Jabatan
Fungsional PNS.
[4] Laporan Evaluasi Penilaian Angka Kredit Pustakawan / Perpustakaan
Nasional RI Tahun 2001, p.1
[5] idem, p.4
[6]Cf. H. Banito Anwar: “Pembinaan karier PNS dalam jabatan fungsional
pustakawan.” Makalah pada Rapat Koordinasi Pembinaan tenaga Pustakawan,
Perpustakaan Nasional Indonesia, Bogor
[8]R.J. Mirabile (1997). “Everything you wanted to know about
competency modelling.” Training and
development journal, 40 (8): 73-78.
[9]R.E. Boyatzis (1987). The
competent manager: a model for effective performance. New York
[10]Diturunkan dari: A Practical
Model for Identifying and Assessing Work Competencies
Chee-Leong Chong, Yuen-Ping Ho, Hwee-Hoon Tan, and Kwan-Kee Ng
Chee-Leong Chong, Yuen-Ping Ho, Hwee-Hoon Tan, and Kwan-Kee Ng
(http://www.esc.edu/ESConline/Across_ESC/Forumjournal.nsf/wholeshortlinks2/Work+Competencies).
Juga dari: Competencies of Law Librarianship.
Approved by the Executive Board March 2001, Tab34A (http://www.aallnet.org/prodev/competencies.asp)
[11] Diturunkan dari: http://www.lib.umich.edu/hr/lib/staf_manual_perform_lib.html
[12] Diturunkan dari: http://www.fiu.edu/~library/staff/lpd_handbook_200206.pdf
[13] Abdul Rahman Saleh, dkk., editor. Pedoman Pengukuran Kinerja Perpustakaan Perguruan
Tinggi. Jakarta : Forum
Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia
[14] Laporan Evaluasi Penilaian Angka Kredit Pustakawan, hal 42.
[15] Laporan Evaluasi Penilaian Angka Kredit Pustakawan, hal. 41
[16] “Surat
[17] Cf. H. Banito Anwar dalam makalah yang disajikan pada Rapat
Koordinasi Pembinaan Tenaga Fungsional Pustakawan (2002), yang menyebutkan tiga
pihak yang berperan sangat dominant dalam pengembangan karir PNS dalam jabatan
fungsional, yakni: Instansi Pembina, Tim Penilai Angka Kredit, dan Unit
Pengelola Kepegawaian.
[18] Laporan Evaluasi Penilaian Angka Kredit Pustakawan, hal. 28.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar