PERAN
PERGURUAN TINGGI DALAM MENYELAMATKAN
ARSIP KARYA INTELEKTUALi
ARSIP KARYA INTELEKTUALi
PENGANTAR
1.
Pada umumnya jika kita mendengar
istilah arsip, maka asosiasi kita terarah kepada kumpulan
lembaran-lembaran kertas, berkas, atau warkat-warkat terjilid yang tersimpan di lemari atau terserak di rak penyimpanan, berdebu dan kumal
karena tidak pernah (lagi) dipegang. Memandang jajaran
arsip biasanya menimbulkan perasaan tidak bersemangat
(aras-arasen) karena membayangkan sulitnya mencari salah satu dari lembaran, berkas atau warkat itu bila diperlukan. Hal ini
persis terjadi pada beberapa bagian di lingkungan
Rektorat UNCEN saat ini sebagai akibat dari terbakarnya
gedung rektorat beberapa waktu yang lalu.
2.
Namun hal itu tentu berbeda jika
arsip tertata dengan baik sebagai suatu sistem, seperti yang
dilakukan pada institusi yang sudah menjalankan fungsinya sebagai clearing house, pusat informasi tentang institusi yang bersangkutan
berikut semua hasil kegiatannya. Masalahnya,
kendati setiap orang menyadari betapa pentingnya arsip
tersebut, namun tidak setiap orang menyadari betapa pentingnya proses pengarsipan
sistemik yang harus dilakukan dengan tertib dan konsekuen.
Kesadaran akan pentingnya proses pengarsipan yang sistemik
biasanya baru muncul tatkala gagal menemukan kembali arsip yang sangat
diperlukan.
3.
Kebutuhan untuk menggunakan suatu
jenis arsip kadang-kadang bersifat mendadak dan mendesak.
Hampir semua orang mengalami betapa menjengkelkannya manakala gagal menemukan suatu jenis arsip yang diperlukan segera. Pada waktu
membuat portofolio untuk sertifikasi, misalnya, seseorang
mungkin teringat dan dapat mengatakan dengan yakin bahwa dia
pernah memperoleh SK pengangkatan sebagai tim ini atau tim itu, tetapi sewaktu
arsip SK itu dicari untuk dicantumkan dalam format portofolio ternyata tidak dapat diketemukan. Secara analog, tatkala
sedang menulis sebuah artikel tentang suatu topik
tertentu, sang penulis teringat bahwa ada seseorang ahli atau penulis lain
yang pernah mengatakan sesuatu pernyataan yang kebetulan
relevan dengan topik dalam artikel yang sedang ditulis, tetapi siapa ahli/penulis itu dan dimana ia mengatakan hal itu ternyata tidak dapat
diingat lagi dan cukup sulit untuk diketemukan
kembali sumbernya.
4.
Dua ilustrasi di atas menunjukkan
adanya dua jenis dokumen yang sama-sama penting dan dibutuhkan pada suatu saat
secara mendesak, yakni dokumen yang dibuat oleh sesuatu
lembaga atau oleh seseorang atas nama lembaga, dan dokumen yang dibuat oleh seseorang dalam kapasitas pribadi sebagai ahli
atau spesialis bidang keilmuan tertentu. Dengan kata lain, dokumen
jenis pertama adalah suatu dokumen yang merekam suatu proses kegiatan
kelembagaan atau dalam rangka pelaksanaan kegiatan lembaga; sedang jenis yang kedua adalah dokumen yang dibuat oleh
perseorangan sebagai kontribusi terhadap pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
5. Kedua jenis dokumen dalam ilustrasi di atas
mengantar kepada pemahaman terhadap
pengertian istilah arsip dalam Undang-Undang Nomor 7 TAHUN 1971 tentang
Ketentuan Pokok Kearsipan.1
Pasal 1 UU Nomor 7/1971 tersebut menyatakan bahwa yang dimaksud dengan
arsip adalah:
a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah;
b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan
Kedua pengertian arsip dalam UU
Nomor 7/1971 itu sesuai dengan etimologi kata arsip, khususnya
asal kata Yunani-nya, sebagai berikut:2
- Yunani: arche, berarti permulaan, jabatan, fungsi, atau kuasa
hukum; kemudian berkembang menjadi ta archia, berarti catatan, atau
dokumen
- Latin: archivum, berarti arsip dalam bahasa Indonesia; kata yang
terkait adalah chartularius, berarti kumpu lan su rat-su rat piagam
6. Pengertian pertama: “Naskah yang dibuat dan
diterima dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintah”; rumusan pada pasal 1 huruf a
ini sesungguhnya bersifat eksklusif, yakni hanya mencakup
naskah yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan pemerintah. Hal ini sesuai
dengan pemahaman umum, bahwa arsip adalah dokumen yang mencatat atau merekam proses pelaksanaan
kegiatan, pelaporan hasilnya, evaluasi dan/atau tinjauan normatif atas hasil itu, serta memberikan keputusan atau kesimpulan atas hasil atau nilai kegiatan
tersebut. Keputusan atau kesimpulan ini melahirkan suatu dasar berpijak bagi
tindak lanjut yang diperlukan. Kumpulan naskah atau dokumen
tersebut lalu berfungsi sebagai kumpulan informasi yang terkait dengan profil dan kinerja kelembagaan, sebagai pusat ingatan baik bagi pejabat
lembaga maupun staf lainnya.3
Dari pemahaman umum tersebut maka bentuk-bentuk
naskah atau dokumen yang dikategorikan sebagai arsip adalah
surat-surat, dokumen perencanaan, peraturan dan petunjuk
pelaksanaan, dan laporan-laporan yang terkait dengan pelaksanaan, evaluasi, perbaikan, dan pertanggungjawaban pelaksanaan program/kegiatan. Jelaslah
bahwa naskah atau dokumen seperti itu merupakan karya
kolektif pragmatis, yang sering dianggap kurang berbobot sebagai
karya intelektual.
7.
Pengertian kedua: “Naskah yang dibuat
dan diterima dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan”; rumusan pada
pasal 1 huruf b ini nampaknya bersifat lebih inklusif, yakni mencakup hampir semua naskah yang pada
dasarnya dibuat dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan. Tentu saja, sejauh pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan juga
dimengerti secara luas sebagai kehidupan kemanusiaan, kendati kemanusiaan yang terbatas pada kerangka suatu bangsa. Secara
filosofis, sebagaimana dinyatakan oleh Pierce Butler dalam bukunya “An Introduction to Library Science,”4 sebuah naskah atau
tulisan pada dasarnya mencerminkan situasi dan perkembangan
pemikiran masyarakat semasa, bukan hanya hasil pemikiran penulisnya sendiri. Apa yang dituangkan dalam naskah oleh seorang penulis dirangkum
atau ditulis berdasarkan hal-hal yang hidup dan
berkembang dalam masyarakat semasa dan sedang digumuli oleh mereka;
tentunya hal-hal tersebut terkait dengan masalahmasalah
kehidupan. Dengan demikian, para ilmuwan, peneliti, pengembang, dan bahkan para calon ilmuwan yang menuangkan pemikirannya dalam buku teks,
laporan penelitian, rancana pengembangan, disertasi, tesis,
skripsi, atau makalah pada dasarnya
adalah pembuat naskah dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
8.
Pengertian yang kedua itu kiranya
dapat dikatakan sebagai arsip karya intelektual, karena penyusunan naskah atau tulisan dalam
perngertian kedua itu memang memerlukan atau didasarkan pada
hasil kerja intelektualitas penyusunnya. Maka menjadi jelas,
bahwa lembaga pendidikan tinggi, lembaga-lembaga ilmiah, dan/atau asosiasi-asosiasi ilmiah/profesi memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menyelamatkan arsip karya inteluktual anggota/sivitas akademikanya.
9.
Masalahnya terkait dengan istilah atau nomen klatur yang lazim digunakan. Naskah yang berupa buku teks tidak biasa disebut sebagai arsip, melainkan karya tulis sebagai salah satu bentuk bahan perpustakaan.
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, bahan perpustakaan adalah semua hasil
karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam.5
Institusi pengelola koleksi bahan perpustakaan itu tentu saja adalah perpustakaan.6 Jadi jika pengertian naskah yang
kedua diikuti maka hal itu berarti identik dengan pengertian
bahan perpustakaan. Dalam kaitan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi
perguruan tinggi, maka institusi yang harus diselenggarakan
oleh perguruan tinggi adalah institusi perpustakaan,7 bukan institusi arsip.
Dalam lingkungan perguruan tinggi, sebagai institusi yang juga melaksanakan kegiatan pemerintah – yakni menyelenggarakan program pendidikan,
penelitian, dan pengabadian kepada masyarakat – maka secara otomatis juga memiliki
institusi kearsiapan, namun institusi itu pada umumnya menyatu dengan institusi
administrasi umum
dan ketatausahaan.
TUGAS
PERGURUAN TINGGI
10.
Undang-Undang Sisdiknas8 pasal 20 ayat (2) menegaskan kewajiban perguruan
tinggi untuk menyelenggarakan pendidikan, penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat. Sejalan dengan hal tersebut Undang-Undang Sistem
Nasional Penelitian, Pengembangan, dan
Penerapan Ilmu Pen getahuan dan Teknologi pasal 7 menegaskan
bahwa: (1) Perguruan tinggi sebagai salah satu unsur kelembagaan dalam Sistem Nasional Penelitian, Pengembangan, dan
Penerapan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
berfungsi membentuk sumber daya manusia ilmu pengetahuan dan teknologi; dan (2) Dalam melaksanakan fungsi
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), perguruan
tinggi bertanggung jawab meningkatkan kemampuan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengembangan, serta
pengabdian pada masyarakat sesuai dengan
kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.9
11.
Tugas perguruan tinggi juga terlihat
dan dapat dideduksikan dari tugas utama dosen sebagaimana
diatur dalam UU tentang Guru dan Dosen (UU no 14 Tahun 2005). Pasal
1 UU itu menyatakan bahwa tugas utama dosen adalah
mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan,
teknologi, dan seni melalui pendidikan,
penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, atau yang biasa disebut sebagai program tri dharma. Untuk
melaksanakan dharma pertama, perguruan tinggi
memiliki fakultas, jurusan dan program studi; sedangkan untuk melaksanakan dharma kedua, perguruan tinggi memiliki Lembaga
Penelitian; dan untuk dharma ketiga
ada Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat. Kedua lembaga ini pada dasarnya merupakan lembaga koordinasi, karena pelaksana
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat pada umumnya adalah para
dosen yang tergabung dalam program studi/jurusan/fakultas.
Oleh karena itu, pernah ada wacana bahwa untuk dharma pertama sesungguhnya juga diperlukan suatu
lembaga koordinasi, yang dapat diberi nama
Lembaga Pendidikan dan Pengajaran.
12.
Dari rumusan tugas utama dosen
tersebut dapat dikemukakan bahwa para dosen – atas nama
perguruan tingginya – melaksanakan tugas mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi,
dan seni (IPTEKS). Itu berarti bahwa di dalam perguruan
tinggi itu terdapat IPTEKS yang siap ditransformasikan, dikembangkan, dan
disebarluaskan. IPTEKS itu – sebagaimana dikemukakan oleh Butler yang dikutip
sebelumnya – terdapat dalam gagasan, pemikiran, pengetahuan, atau
pengalaman yang dicatat atau dituangkan oleh para penulis dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam.
Media yang lazim digunakan untuk mencatat atau
menuangkan semua itu adalah buku, artikel dalam jurnal/majalah,
laporan atau risalah kegiatan ilmiah, naskah atau tulisan, baik yang disusun
oleh lembaga atau badan, maupun oleh perseorangan.
13.
Dalam rangka pelaksanaan program
pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat
tersebut perguruan tinggi harus memiliki sumber daya pendidikan berupa sarana prasarana,10 dan sumber daya penelitian berupa antara lain kekayaan intelektual
dan informasi.11 Sementara itu, pasal 13 UU Sistem Nasional Penelitian juga mewajibkan agar perguruan tinggi: mengusahakan penyebaran informasi
hasilhasil kegiatan penelitian dan pengembangan serta
kekayaan yang dimiliki selama tidak mengurangi kepentingan perlindungan
kekayaan intelektual; mengusahakan pembentukan sentra HKI sesuai dengan
kapasitas dan kemampuannya dalam rangka meningkatkan pengelolaan kekayaan
intelektual; dan wajib mengelola dan memanfaatkan setiap kekayaan intelektual dan hasil kegiatan penelitian, pengembangan, perekayasaan, dan
inovasi yang dibiayai pemerintah dan/atau pemerintah daerah.
14.
Dengan demikian perguruan tinggi
secara aktif, konsisten, dan berkelanjutan, harus mengusahakan tersedianya sumber daya pendukung pendidikan, penelitian,
dan pengabdian
kepada masyarakat, antara lain berupa dokumen-dokumen
sumber informasi IPTEKS sesuai dengan perkembangan IPTEKS itu sendiri. Dokumen sumber informasi ini akan menunjang upaya pengembangan IPTEKS melalui program penelitian dan pengembangan (litbang). Hasil-hasil pengembangan IPTEKS
itu harus disebarluaskan, tetapi juga harus dikelola dengan
baik. Dari pasal 13 UU Nomor 18/2002 tersebut dapat diunduh dasar
legalitas tugas pokok dan fungsi perguruan tinggi yang
terkait dengan pengelolaan dokumen penunjang dan dokumen hasil kegiatan. Dengan kata lain, baik fungsi pelayanan informasi melalui sistem perpustakaan maupun fungsi penyimpanan dokumen hasil kegiatan melalui sistem
pengarsipan keduanya harus dilaksanakan oleh
perguruan tinggi.
15.
Sementara itu, Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2009 Tentang Badan Hukum Pendidikan pasal 47-5312 menegaskan kewajiban institusi BHP
untuk menyusun dan menyampaikan laporan dalam
rangka akuntabilitas dan pengawasan serta tatakelola pada umumnya. Hal ini ditegaskan lebih lanjut dalam pasal 10 huruf g
Peraturan
Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2009 Tentang
Mekanisme Pendirian Badan Hukum Pendidikan, Perubahan Badan Hukum Milik Negara Atau Perguruan Tin ggi,
Dan Pengakuan Penyelenggara Pendidikan Tinggi Sebagai BA DAN HUKUM PENDIDIKAN.13 Laporan-laporan tersebut tentu saja merupakan laporan dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintah, oleh karena itu termasuk kategori arsip yang wajib
disimpan dan diselamatkan juga.
KARYA
INTELEKTUAL
16.
Disadari atau tidak, setiap orang
pasti akan menggunakan daya pikirnya jika melakukan atau membuat sesuatu. Hanya karena berpikir maka seseorang sungguh ada
(eksis), demikian kurang lebih makna ungkapan Rene Descartes
“cogito ergo sum.”14 Hal itu karena hakekat manusia
adalah makhluk berpikir, animal rationale. Karena itu semua hasil karya manusia
pada dasarnya adalah hasil karya intelektual. Oleh karena itu karya intelektual tidak hanya berbentuk naskah atau karya
tulis, atau yang biasa disebut juga sebagai dokumen literer, melainkan
juga bahan-bahan non-dokumen atau dokumen non-naskah, atau artefaks, atau
dokumen korporil.
17.
Terkait dengan pengelolaan koleksi dokumen
literer sebagai bahan perpustakaan, terdapat isu yang kadang menimbulkan
salah pengertian, yakni isu sensorship (penarikan dari peredaran) dan isu weeding (penarikan dari
jajaran). Isu yang pertama terkait dengan kemanan dan ketahanan nasional, sedangkan
yang kedua terkait dengan keterbatasan
ruang penyimpnan. Lembaga berwenang yang terkait dengan keamanan dan ketahanan nasional, khususnya
Kejaksanaan Agung, ditugasi untuk melakukan
pengawasan dan penyensoran atas segala bentuk publikasi dan tulisan, termasuk bahan perpustakaan. Jika suatu karya
tulis membahayakan keamanan dan ketahanan
nasional atau bertentangan dengan ipoleksosbud-hankam, maka karya tulis itu harus ditarik dari peredaran dan ditarik pula
dari jajaran koleksi perpustakaan. Namun
ketentuan penarikan karya tulis itu sesungguhnya tidak boleh ditafsirkan sebagai pemusnahan. Karya tulis yang terkena sensor semestinya tetap
disimpan dan dilestarikan dengan
pembatasan akses, karena dokumen seperti itu sebagai bagian dari proses intelektualitas manusia, merupakan bahan
kajian yang sangat bernilai terhadap karya
intelektual umat manusia.
18.
Sementara itu, dokumen korporil atau
artefaks juga merupakan hasil karya cipta yang melibatkan
aktivitas intelektual. Itulah sebabnya mengapa diperlukan juga institusi khusus yang mengelola dan melestarikan karya intelektual non-naskah
tersebut, yakni museum, kendati institusi ini tidak
jarang juga mengoleksikan naskah-naskah (dokumen literer), khususnya
naskah-naskah kuno.15 Karena terdapat banyak jenis dokumen korporil atau artefaks, maka
terdapat pula berbagai jenis museum, seperti museum
kebudayaan (umum), museum wayang (khusus), museum kereta api, museum postel, dan sebagainya. Lembaga-lembaga ilmiah dalam bidang-bidang
tertentu tidak jarangjuga memiliki museum untuk
bidang kegiatannya.
19.
Dengan demikian, setelah sebelumnya
dikenal dua jenis naskah atau dokumen literer, kemudian
dikenal lagi satu jenis dokumen korporil, maka juga terdapat tiga jenis institusi pengelola arsip dalam arti luas, yakni institusi arsip yang
pada tingkat pusat berupa Arsip Nasional,
institusi perpustakaan (Perpustakaan Nasional), dan institusi museum (Museum Nasional). Tiga jenis institusi itu pada dasarnya
adalah institusi pengelola karya intelektual umat manusia. Khusus untuk
Perpustakaan Nasional RI, tugasnya sebagai pengumpul dan
penyimpan dokumen karya anak bangsa dilandaskan pada dan didukung oleh Undang-undang
Nomor4 Tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam,16 atau yang biasa disebut sebagai Undang-Undang Deposit, dan Peraturan Pemerintah Nomor 70 Tahun 1991 sebagai
peraturan pelaksanaannya. Berdasarkan UU tersebut, setiap
penerbit di Indonesia yang menerbitkan buku atau publikasi lain
dalam bentuk apapun wajib menyerahkan minimal 2 (dua) kopi terbitannya
kepada Perpustakaan Nasional RI dan/atau kepada/melalui perpustakaan daerah/provinsi. Dengan
demikian karya intelektual anak bangsa seharusnya sudah terselamatkan
di perpustakaan. Permasalahannya terletak pada seberapa jauh para subjek hukum
mentaati ketentuan perundang-undangan tersebut.
PERGURUAN
TINGGI DAN PENYELAMATAN KARYA INTELEKTUAL
20.
Koleksi karya intelektual berupa
naskah atau dokumen sebagai sumber informasi IPTEKS –
sebagaimana disebutkan sebelumnya – dikelola oleh unit perpustakaan dengan sistem yang menjamin relasi referal antara lokasi/penempatan
setiap eksemplar karya intelektual itu dengan sarana bantu
penemuan kembalinya, yang biasa disebut dengan sistem katalog.
Melalui sistem ini, setiap judul dokumen literer diidentifikasi
dan dideskripsikan ciri-ciri bibliografisnya dan diberi nomor-panggil (call number), kemudian ciri-ciri bibliografis
tersebut berikut nomor panggilnya dituangkan dalam
cantuman (record) baik tercetak (kartu katalog) maupun
terekam/terdigitasi (katalog terkomputerisasi). Melalui cantuman tersebut maka setiap
judul dokumen tersebut dapat diketemukan dengan
cepat, mudah, dan tepat.
21.
Koleksi karya intelektual hasil
kegiatan perguruan tinggi itu sendiri, seperti laporan penelitian, dokumen paten, disertasi, tesis, skripsi, makalah-makalah,
atau artikel, pada umumnya dikelola sebagai koleksi khusus. Inilah sesungguhnya arsip karya intelektual sivitas akademika
perguruan tinggi yang memang harus dipandang sebagai hasil kegiatan institusional. Namun berbeda dengan arsip dalam pengertian
umum yang mengenal pengelompokan arsip dinamis dan statis – arsip karya intelektual adalah arsip yang dinamis dan aktif (atau setidak-tidaknya semi aktif atau inaktif),17 yang masih akan terus digunakan
kendati kapan digunakannya tidak selalu dapat diprediksikan.
22.
Pengumpulan karya intelektual sivitas
akademika ini biasanya didasarkan pada SK Rektor yang mewajibkan semua warga
sivitas akademika untuk mendokumentasikan karya tulisnya pada unit
perpustakaan.ii Dengan SK Rektor tersebut perguruan
tinggi telah meletakkan dasar kuat untuk upaya penyelamatan arsip karya
intelektual di perguruan tinggi yang bersangkutan.
Masalahnya, tatkala karya tulis semacam itu masih
dihargai relatif cukup besar dalam sistem angka kredit dosen, maka cukup banyak para dosen yang menyerahkan karya tulisnya ke perpustakaan agar
mendapat Surat Keterangan Registrasi sebagai kelengkapan
pengusulan angka kredit. Namun setelah ditetapkan bahwa karya tulis
yang bernilai kredit tinggi adalah karya tulis yang dipublikasikan dalam jurnal terakreditasi, maka dewasa ini – setidaknya
yang terjadi di UPT Perpustakaan UNCEN – tidak banyak lagi karya
tulis dosen yang dilaporkan ke Perpu sta kaan.
23.
Beberapa perguruan tinggi
memperlakukan arsip karya intelektualnya berdasarkan dualisme pengaturan; di satu sisi diperlakukan sebagai bagian koleksi
perpustakaan yang dapat diakses dan digunakan
setiap saat – bahkan dengan resiko hilang sekalipun; di lain sisi diperlakukan
sebagai arsip yang tidak disediakan untuk akses umum. Untuk itu, sivitas akademika harus menyerahkan karya tulis mereka kepada unit perpustakaan, minimal sebanyak 2 (dua) eksemplar. Hal ini dengan maksud
agar satu eksemplar disajikan sebagai koleksi perpustakaan, dan satu eksemplar
lainnya sebagai koleksi arsip intelektual. Tata
pengaturannya pun menggunakan dua sistem, yakni sistem menurut
klasifikasi subjek (seperti koleksi perpustakaan pada umumnya), dan sistem pengaturan menurut unit pemroduksi/penerbit.
24.
Sesuai dengan tugasnya untuk
menyebarluaskan IPTEKS, maka perguruan tinggi juga wajib menyebarluaskan koleksi karya intelektual ini. Hal ini dengan
maksud agar koleksi karya intelektual itu dapat diketahui dan
karena itu dapat dimanfaatkan oleh sebanyak mungkin pembaca. Oleh
karene itu, koleksi karya intelektual tersebut dipublikasikan
dalam bentuk dokumen sekunder seperti bibliografi, indeks, atau abstrak (sari karangan).iii Dewasa ini bahkan penerbitan secara digital sudah amat lazim, yakni melalui program perpustakaan digitaliv yang ditayangkan dalam website perguruan tinggi yang bersangkutan.
Melalui program ini, karya tulis ilmiah sivitas akademika
selain dapat disebarluaskan secara digital dan online – bahkan termasuk teks lengkapnya jika program digitasi atas teks lengkap tersebut telah
dilakukan – juga secara otomatis telah diselamatkan
dan dilestarikan.
KESIMPULAN
DAN SARAN
25.
Mencermati hal-hal yang dipaparkan
di atas dapat dicatat beberapa kesimpulan, yakni:
(1) naskah, dokumen, atau karya tulis, karya cetak atau
karya rekam adalah suatu catatan atau
rekaman gagasan, pemikiran, pengalaman atau pengetahuan dari sejak generasi pendahulu hingga penerus saat ini, bahkan
untuk selamanya, yang berfungsi
sebagai ingatan masyarakat semasa;
(2) Koleksi naskah, dokumen, atau karya tulis, karya cetak atau karya rekam
merupakan ringkasan dari peradaban umat manusia yang merupakan mata-rantai
kemajuan dan perkembangan dari masa ke masa;
(3)
naskah, dokumen, atau karya tulis, karya cetak atau karya rekam sangat
diperlukan sebagai suatu referensi atau acuan serta pedoman untuk pengembangan selanjutnya;
(4)
semua
lembaga baik pemerintah maupun swasta wajib menyimpan dan menyelamatkan naskah, dokumen, atau karya tulis,
karya cetak atau karya rekam dalam
suatu sistem kearsipan;
26. Perguruan tinggi sebagai institusi pengelola pendidikan tinggi juga
menghasilkan naskah, dokumen, atau karya tulis, karya cetak atau karya rekam hasil
karya intelektual sivitas akademikanya, dan karena itu juga wajib menyimpan dan
menyelamatkannya, antara lain melalui:
(1) pengaturan
secara sistemik sebagai bagian koleksi perpustakaan dengan akses umum, atau
pengaturan secara sistemik sebagai koleksi arsip karya intelektual dengan
akses yang relatif terbatas atau terkendali;
(2) pengidentifikasian
dan pendeskripsian kandungan isi karya intelektual menurut tatacara
yang umum, sebagai bentuk penyelamatan arsip;
(3) penerbitan
daftar koleksi karya intelektual agar dapat diketahui oleh masyarakat luas,
dan karenanya dapat dimanfaatkan sebagai sumber referensi;
(4) penerbitan
karya intelektual tersebut baik secara cetak keras (hard copy), maupun secara
cetak-lunak (soft copy) melalui program perpustakaan digital
27. Khusus untuk perguruan tinggi yang menyelenggarakan program studi
Arkeologi dan/atau Antropologi, peranan penyelamatan karya intelektual juga dapat
dilakukan melalui penyelenggaraan museum kebudayaan. Oleh karena itu,
penyelenggaraan museum perlu mendapat perhatian lebih besar, antara lain melalui
penyediaan anggaran yang memadai dan tenaga pengelola yang lebih kompeten dan
profesional.
28. Agar penyelamatan arsip karya intelektual sivitas akademika dapat
berjalan secara konsisten dan berkelanjutan diperlukan penegakan hukum terhadap
peraturan perundang-undangan yang sudah ada (seperti SK Rektor), atau perangkat
peraturan perundang-undangan yang kuat, seperti misalnya Undang-Undang Deposit
pada tingkat perguruan tinggi.
iv UNCEN juga telah mengembangkan perpustakaan digital dengan alamat www.digilib.uncen.ac.id.Dalam program ini disajikan judul-judul laporan penelitian, tesis (S-2), disertasi, makalah-makalah seminar, diktat, dan skripsi mahasiswa yang terseleksi, masing-masing dengan ringkasan isinya (abstrak). Dokumen fisiknya (hard copy) tersimpan sebagai koleksi UPT Perpustakaan. Sayangnya program tersebut saat ini sedang ‘off’ karena kendala infrastruktur ICT.
DAFTAR
REFERENSI
1Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1.
2Lihat: E. Martono, 1994. Rekod
manajemen dan filing dalam praktekperkantoran modern (Karya
Utama, Jakarta, p. 24-25); A.W.
Widjaja, 1993. Administrasi kearsipan: suatu pengantar (Raja Grafindo Perkasa, Jakarta, p.
99-100); Hadi Abubakar, 1991. Pola kearsipan modern: sistem kartu kendali (Djambatan Jakarta, p. 8-9).
3Bdk. E. Martono, 1994. Rekod
manajemen dan filing dalam praktek perkantoran modern (Karya Utama, Jakarta, p.27).
4 Pierce Butler, 1966. An Introduction to Library
Science (Phoenix Books, Chicago, p.32-44).
5 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007
tentang Perpustakaan, pasal 1 ayat 10.
6 UU Nomor 43/2007 pasal 1 ayat 1
7 UU Nomor 43/2007 pasal 24 ayat (1)
8Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003
tentang Sistem Pendidikan Nasional, pasal 20 ayat (2)
9Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2002
tentang Sistem Nasional Penelitian, Pengembangan,
dan Penerapan Ilmu Pengetahuan Dan Teknologi, pasal 7
10UU Nomor 20/2003, pasal 45 ayat (1);
Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, pasal 42 ayat (1) dan (2)
11UU Nomor 18/2002, pasal 11 ayat (1)
12Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 9 Tahun 2009 tentang Badan Hukum Pendidikan, pasal 47-53
13Peraturan
Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2009 Tentang Mekanisme Pendirian Badan Hukum Pendidikan, Perubahan
Badan Hukum Milik Negara Atau Perguruan
Tinggi, Dan Pengakuan Penyelenggara Pendidikan Tinggi Sebagai BADAN HUKUM PEN DI DI KAN
14Bdk. Tom Sorell, 1991. Descartes : Saya berpikir maka saya ada (Pustaka Utama Grafiti, Jakarta). 15Bdk. Hadi Abubakar, 1991. Pola
kearsipan moder: sistem kartu kendali (Penerbit Djambatan, Jakarta), p 18
16Undang-undang Republik Indonesia
Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, dan
Peraturan Pemerintah Nomor 70 Tahun 1991 sebagai peraturan pelaksanaannya 17Bdk. Hadi Abubakar, 1991. Pola
kearsipan modern, p.10
